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切纸机的操作比较简单，对环境的要求也不高。通常在一般的办公室采用电源保证供电即可进行工作。一般切纸机具备自动开关系统，只要在输人中故人纸张，切纸器就会自动旋转把纸切碎。也有的切纸机则需要按一下启动键，切纸器便会转动，可继续切纸。碎纸完毕，应按下停止/反向键，使切纸机停止转动。
碎纸前应先检查一下要破碎的文件上是否有曲别针、订书钉等硬物。若有，应除去后再放进入纸口，否则可能损坏刀具。在使用切纸机时，应注意一次不要塞人过多的纸张，尤其是质量较好的纸，使用时更要注意，以免出现卡纸现象纸张放入时尽量不要放歪斜，对比较窄的纸要尽量放在进纸口的中央。
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